Полный пакет рабочих документов для организатора мероприятий. Каждый шаблон соответствует одной из глав и может быть использован сразу на реальном проекте.
Список документов
1. Смета мероприятия — предварительная клиентская смета по всем блокам расходов с итогами по каждому блоку и резервом на непредвиденные расходы.
2. Бриф клиента — список вопросов для первой встречи. Помогает вытащить настоящую цель мероприятия, понять аудиторию и зафиксировать ожидания клиента до начала работы.
3. Чеклист осмотра площадки — 11 ключевых вопросов и дополнительные пункты для проверки технических возможностей, логистики и условий договора.
4. Техническое задание для подрядчика — структура документа с описанием мероприятия, списком задач, таймингом и техническими требованиями.
5. Контактный лист команды и подрядчиков — таблица с именами, ролями, номерами телефонов и зонами ответственности всех участников проекта. Распечатывается и раздаётся команде в день мероприятия.
6. Тайминг мероприятия — двухколоночный формат: что видит гость и что происходит за кулисами в каждый момент программы. Строится с точностью до минуты.
7. Шаблон сценария — рабочий документ для ведущего и выпускающего режиссёра с репликами, сигналами и техническими пометками.
8. Структура команды — таблица ролей с описанием задач до мероприятия, в день мероприятия и после, а также цепочка замещения для каждой ключевой позиции.
9. Матрица рисков — таблица для оценки рисков по вероятности и последствиям с колонками для превентивных мер и плана Б.
10. План дня мероприятия — почасовой документ от приезда на площадку до окончания демонтажа с колонками для ответственных и контрольных точек.
11. Чеклист проверки готовности перед открытием — маршрут по всем зонам мероприятия с контрольными пунктами для каждой. Проходится за тридцать-сорок минут до открытия дверей.
12. Анкета обратной связи для участников — шаблон опроса с вопросами по ключевым зонам мероприятия и шкалой NPS.
13. Шаблон отчёта по мероприятию — структура финального документа для клиента с количественными и качественными показателями, финансовой отчётностью и выводами.
14. Структура кейса для портфолио — формат описания проекта: контекст, решение, результат, фотографии.