После модуля вы сможете объяснить, что такое мероприятие и чем работа организатора отличается от «красиво всё устроить», и нарисовать экосистему своего проекта.

• Что такое мероприятие: рабочее определение из шести элементов
• От Колизея до Вудстока: что в индустрии изменилось, а что нет
• Типы мероприятий и почему тип определяет всё остальное
• Что на самом деле делает организатор и главное заблуждение о профессии
• Навыки организатора и уроки великих организаторов
• Экосистема индустрии: клиент, площадка, подрядчики, команда, гости

Практика: описать мероприятие, где вы были гостем, по схеме «цель, аудитория, программа, опыт»; нарисовать экосистему проекта и найти её самое уязвимое место.

После модуля вы сможете вытащить из клиента настоящую цель мероприятия и описать аудиторию так, чтобы от этого зависели решения.

• История с конференцией, которой не было
• Что такое цель мероприятия и как работать с целью клиента
• Портрет аудитории
• Самая неожиданная аудитория
• Ловушка: аудитория, которую не видят
• Как цель и аудитория связаны между собой

Практика: сформулировать цель и портрет аудитории по трём типичным запросам клиента; проверить, не хочет ли аудитория на самом деле говорить, а не слушать.

Шаблоны: №2 «Бриф клиента»

После модуля вы сможете сформулировать концепцию в одном предложении и подобрать формат, который её поддерживает.

• Что такое концепция и чем она отличается от украшения
• Разбор кейса Magic Ball: 500 международных гостей и одна идея
• Откуда берётся концепция
• Формат и шкала вовлечённости
• Кейс IDBA: когда формат становится концепцией
• Когда клиент не согласен

Практика: придумать концепцию и выбрать формат для мероприятия из модуля 2; тест: если убрать название и логотип клиента, понятно ли, о чём мероприятие.

После модуля вы сможете собрать предварительную смету с резервом и провести с клиентом честный разговор о деньгах.

• Откуда берётся цифра и как говорить с клиентом о деньгах
• Два типа бюджета
• Структура бюджета: блоки расходов
• Разрешения и лицензии как отдельная статья сметы
• Непредвиденные расходы: самая важная строка
• Как считать смету и как подавать её клиенту

Практика: составить смету для учебного проекта: определить самый дорогой блок, найти, где можно сэкономить без потери качества, заложить резерв.

Шаблоны: №1 «Смета мероприятия»

После модуля вы сможете выбрать площадку и провести осмотр так, чтобы не получить сюрпризов в договоре и на монтаже.

• Никогда не выбирай площадку по фотографиям
• Типы площадок и критерии выбора
• Осмотр площадки: пройдите маршрут гостя
• 11 вопросов, которые нужно задать на осмотре
• Проблема с таймингом монтажа
• Переговоры с площадкой и площадка как партнёр

Практика: подобрать реальную площадку в своём городе, составить вопросы на основе 11 пунктов и, если возможно, провести осмотр; записать три личных наблюдения.

Шаблоны: №3 «Чеклист осмотра площадки»

После модуля вы сможете выбрать подрядчиков, поставить им задачу письменно и скоординировать их в день мероприятия.

• Кто такие подрядчики и реальные боли организатора
• Как выбирать подрядчиков
• Техническое задание
• Договор и оплата
• Саундчек — не опция
• Координация подрядчиков в день мероприятия и отношения с ними

Практика: составить список подрядчиков, запросить два коммерческих предложения в одной категории и письменно объяснить выбор (цена — не единственный аргумент).

Шаблоны: №4 «Техническое задание для подрядчика», №5 «Контактный лист команды и подрядчиков»

После модуля вы сможете построить программу как драматургию и записать её таймингом до минуты.

• Программа как драматургия: начало, середина, финал
• Принципы построения программы
• Ответное слово — главная непредсказуемая переменная
• Тайминг: что видит гость и что происходит за кулисами
• Что делает ведущий, когда программа разваливается
• Контент, ведущий и сценарий

Практика: написать программу в формате тайминга и проверить её по вопросам: как начинается, где кульминация, чередуются ли форматы, как заканчивается; продумать, как брифовать и останавливать выступающих.

Шаблоны: №6 «Тайминг мероприятия», №7 «Шаблон сценария»

После модуля вы сможете собрать команду, распределить роли и подготовить замены для ключевых позиций.

• Что значит хороший член команды
• Роли в команде и как формировать команду
• Брифинг команды: три вещи, которые должны прозвучать
• Коммуникация в день мероприятия
• Волонтёры
• Когда что-то пошло не так и разбор после мероприятия

Практика: составить структуру команды с зонами ответственности, написать план брифинга за час до открытия и план Б для каждой критичной роли.

Шаблоны: №8 «Структура команды и план брифинга», №5 «Контактный лист»

После модуля вы сможете отличить управляемый риск от настоящего форс-мажора и подготовить план Б.

• Управляемые риски — это не форс-мажор
• Типичные управляемые риски
• Региональные риски: законы, культура, разрешения, геополитика
• Матрица рисков: вероятность и последствия
• Главный принцип в момент кризиса
• Безопасность гостей и страхование мероприятия

Практика: составить матрицу из пяти рисков с превентивными мерами и планом Б; честно определить, что в проекте является настоящим форс-мажором и что сказать клиенту при отмене.

Шаблоны: №9 «Матрица рисков»

После модуля вы сможете провести день мероприятия по плану: от «дня тишины» накануне до демонтажа.

• День тишины: что сделать накануне
• Утро на площадке и структура дня
• Генеральный прогон
• Проверка готовности перед открытием
• Открытие, регистрация и управление программой
• Финал, демонтаж и состояние организатора

Практика: составить подробный план дня от приезда на площадку до демонтажа: ответственные, точки контроля, что может пойти не так и что делать.

Шаблоны: №10 «План дня мероприятия», №11 «Чеклист проверки готовности»

После модуля вы сможете измерить результат, провести разбор и превратить проект в кейс, который продаёт.

• Два уровня оценки
• Обратная связь от участников: форматы сбора
• Разговор с клиентом после мероприятия
• Внутренний разбор команды
• Когда изъян становится открытием
• Документация и портфолио: как собрать кейс

Практика: составить отчёт (количественные и качественные показатели), анкету из пяти вопросов, список «три сработало, три изменить» и короткий кейс для портфолио.

Шаблоны: №12 «Анкета обратной связи», №13 «Шаблон отчёта», №14 «Структура кейса»